COSO

Coso merupakan kepanjangan dari Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Merupakan suatu bentuk internal control, yang dibuat oleh pihak swasta pada tahun 1985 yang bertujuan untuk menangani masalah-masalah penyelewengan dana yang sering terjadi di Amerika pada tahun 1970’an.

Menurut coso framework. Ada 5 komponen penting yang harus dimiliki oleh sebuah internal control yang baik.

 

Control environment
Mencerminkan sikap dan perilaku manajer perusahaan. Ada 6 hal yang mencerminkan hal tersebut
     1. Filosofi dan gaya operasional perusahaan
     2. Adanya struktur organisasi
     3. Berfungsinya dewan komisaris dan komite
     4. Adanya metode pengendalian manajemen, melalui 4 tahap
              a. Melakukan penyusunan program
              b. Disusun aggaranya
              c. Dilaksanakan
              d. Analisis
     5. Ada kebijakan dan prosedur kepegawaian
     6. Kesadaran pengendalian

 

Risk Assessment

Sebuah ketidakmungkinan jika kita membuat semuanya mempunyai kontrol yang sempurna di setiap bagian. Tujuan Risk Assessment adalah untuk mengidentifikasi resiko organisasi, dengan menganalisis menggunakan metode penimbangan keuntungan dan kerugian. Risiko dapat timbul atau berubah karena berbagai keadaan, antara lain perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki, teknologi baru, lini produk, produk, atau aktivitas baru, restrukturisasi korporasi, operasi luar negeri, dan standar akuntansi baru.

Control Activities Aktivitas pengendalian adalah sebuah tindakaan yang dilakukan untuk menjamin bahwa semua arahan dan perintah, sudah dilakukan dengan benar oleh bawahaan. Tindakan pengendalaian bermaksud untuk mengurangi resiko kecurangan dan kesalahan yang mungkin dilakukan oleh bawahan. Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut.
      a. Pengendalian Pemrosesan Informasi
           • pengendalian umum
           • pengendalian aplikasi
           • otorisasi yang tepat
           • pencatatan dan dokumentasi
           • pemeriksaan independen
      b. Pengendalian fisik
      c. Telaah kinerja tenaga kerja
      d. Pemisahan tuga

 

Information & Communication

Information & communication adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas asset dan kewajiban.

 

Monitoring

Monitoring adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Monitoring mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.

 

Selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Kami akan menggunakan alat-alat dokumetasi ini sepanjang sisa buku pelajaran. Jika anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari alat-alat ini dan untuk berlatih menggunakan mereka, usaha anda akan dihargai oleh pemahaman anda pada bab berikut.

Data Flow Diagram

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.

Gambar 3.1 Data Flow Diagram (DFD) simbol

Tipe dalam Data Flow Diagram

Konteks diagram

Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.

Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.

Gambar 3.2  konteks diagram

Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik 

Sistem Dokumentasi

Flowchart Penjualan Tunai

Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama. 

Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua. Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas, dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua diarsip pramuniaga. 

Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.