Selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Kami akan menggunakan alat-alat dokumetasi ini sepanjang sisa buku pelajaran. Jika anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari alat-alat ini dan untuk berlatih menggunakan mereka, usaha anda akan dihargai oleh pemahaman anda pada bab berikut.

Data Flow Diagram

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.

Gambar 3.1 Data Flow Diagram (DFD) simbol

Tipe dalam Data Flow Diagram

Konteks diagram

Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.

Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.

Gambar 3.2  konteks diagram

Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik